Assistant administratif / Assistante administrative

Poste à pourvoir : Assistants administratifs en soutien des équipes de contrôle
Statut du poste : Vacant
Date de disponibilité CDD de 5 mois à compter du 15 octobre 2024
Domaine fonctionnel Affaires juridiques-Secrétariat.
Service d'affectation : Service du contrôle et des affaires juridiques (SCAJ)
Situation administrative : Agent contractuel de catégorie C recruté dans le cadre d'un besoin temporaire.
Le service du contrôle et des affaires juridiques est composé d'un chef de service et d'un adjoint, il comprend 2 pôles : le pôle Élections et le pôle Partis politiques.

Le pôle Élections est composé de 7 chargé(e)s de mission.

Missions :
Affecté(e)s au service du contrôle et des affaires juridiques, les 4 assistant(e) administratif(ves) travailleront avec un ou plusieurs chargé(e)s de missions, selon l'organisation retenue, dans le cadre du contrôle des comptes des élections se déroulant en 2024.
Par ailleurs, il accomplira, le cas échéant, des tâches incombant au secrétariat permanent : traitement du courrier, gestion des appels téléphoniques, classement.
Ses principales tâches seront les suivantes :

- gestion ou suivi d'un très grand nombre de documents : comptes de campagnes, courriers d'instruction, accusés de réception, rapports, dossiers de synthèse, fiches, décisions et courriers de notification, tableau de suivi de l'instruction ; gestion des parapheurs et des délais ;
- réalisation des opérations de préparation et de duplication de dossiers, pour la préparation des séances de la Commission ;
- opérations d'acheminement des documents à signer, de mise sous pli des courriers, de classement et d'archivage des comptes ; gestion des courriels ;
- gestion des appels téléphoniques des rapporteurs, des candidats et des experts-comptables, le cas échéant ;
- préparation des dossiers qui doivent être transmis à la juridiction compétente (Conseil constitutionnel pour les législatives, juridictions administratives pour les autres élections). Les documents sont à numériser et coter : décisions, comptes de campagne, procédures contradictoires, pièces justificatives, etc.
- autres tâches selon l'organisation retenue.

Savoirs
Savoir-faire
Savoir-être
Connaissance de la procédure et de l'organisation administratives
Maîtriser les techniques du secrétariat : normes dactylographiques, accueil physique et téléphonique, règles de classement, d'archivage.
Capacité à rendre compte.
Discrétion absolue
Sens de l'organisation et de la méthode
Sens des relations humaines, courtoisie
Sens du service public, loyauté
Rigueur, disponibilité, efficacité, polyvalence.
Pratique du secrétariat
Aptitude à anticiper et à travailler dans l'urgence
Aisance dans l'utilisation des outils bureautiques


Circuits administratifs
Travailler en équipe et sens du relationnel

Outils bureautiques : Word, Excel, Outlook
Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Outils informatiques spécifiques : Gestion électronique des documents, application métier et portail du service sous Sharepoint
Formation dispensée en interne.
Télérecours
Numériser et coter des documents, suivi de dossiers

Ce poste étant un emploi de « souveraineté », il est uniquement ouvert aux personnes de nationalité française.